Organización en el trabajo.

Organización en el trabajo.

Organización en el trabajo, técnicas y conceptos.

Los años de experiencia define muchas veces los métodos útiles para cumplir con los objetivos de la jornada laboral, porque la organización en el trabajo es un hábito adquirido en base a las necesidades y tareas laborales a ejecutar para aumentar la productividad de los empleados de una empresa . 

La organización en el trabajo significa un conjunto de acciones o actividades eficientes, coordinadas y lideradas para lograr los objetivos empresariales. Esto debe de ser diseñado, evaluado, supervisado y programado para cada puesto de trabajo mediante la realización periódica de reuniones administrativas que propicien un ambiente laboral saludable, ordenado, efectivo, funcional que garanticen el cumplimiento y alcance de la misión y visión que represente a la institución, empresa o industria. 

Una excelente planificación, es el resultado exitoso de una correcta organización en el trabajo; influencia positiva en la dinámica, desempeño y comunicación exitosa entre colaboradores, entre emisor y receptor. Estas deben de ser ejecutadas por regla general por medio de  notificaciones claras y objetivas a los interesados ​​por escrito como evidencia de lo solicitado. Por ejemplo: Programar citas y reuniones electrónicamente porque dan garantía de la asistencia puntual de los participantes.

 Un error común , que en ciertas ocasiones por diversos motivos se realiza de forma verbal tiene consecuencias muy graves, porque genera confusiones al ser interpretado incorrectamente por el trabajador con respecto a cómo proceder.

La organización en el trabajo parece un proceso complejo por las limitaciones que pueden existir en las áreas de trabajo. Sin embargo, con métodos precisos facilitará grandemente la realización de las tareas, con menor índice de error y equilibrio entre el trabajo y la salud de los empleados.

Consejos para una organización en el trabajo efectivo:

1. Definir OBJETIVOS. Primero  de los pasos e incluso uno de los más importantes para una organización racional en el trabajo, para lograr las metas personales e institucionales a una probabilidad mayor de éxito que de error. Además, que facilitará rápidamente las tareas porque se pueden presentar imprevistos, por ejemplo: asistencia a capacitaciones, búsqueda de información, supervisiones "sorpresas" y reuniones de carácter urgente.

2. Establecer PRIORIDADES. Intervenir oportunamente en actividades de mayor a menor relevancia en la organización en el trabajo hará el día más ágil en la toma de decisiones, cambios estructurales necesarios, reorganización de los recursos humanos, delegar funciones e incluso situaciones familiares de necesidad; serán determinantes para finalizar a tiempo en el horario laboral o prolongar las horas de jornada. Esto último genera efectos nocivos a la salud de los empleados, porque se rompe el equilibrio entre el trabajo y la vida extralaboral.

3. Clasificar las responsabilidades.  Principales y secundarias , es decir, antes y después en el tiempo que corresponden con la flexibilidad para adaptarnos a los cambios, especialmente cuando se solicita información de forma inmediata. O bien, acercándose a la fecha de entrega de informes sean mensuales, trimestrales, semestrales o anuales.

4. Elementos físicos de acompañamiento. Dentro de las técnicas para la organización en el trabajo la utilización de las  agendas continúa siendo un referéndum y de mucha utilidad. En la actualidad las tabletas o móviles están sustituyendo estas prácticas. Sin embargo, es recomendado aún dentro de los procesos de interés administrativos. Entre otros, los calendarios de correos electrónicos que generan alertas y notificaciones según preferencias.

Además, uso de plantillas de colores, sistemas de archivos para documentos en físico y digital; organizadores de escritorio que permiten la ubicación exacta de las herramientas de escritura, check list o listas de verificación según los procesos o proyectos. Todo esto, colaborará en reducir el tiempo empleado, mejorará la productividad y garantizará un rendimiento de alta calidad y expectativas.

5. Increíblemente decir "No"  . Definir claramente lo que sabemos que no podemos hacer. 

6. Concentración en la organización en el trabajo. A rte de difícil dominio porque existen factores externos que pueden alterar la concentración a un determinado estímulo al que enfocamos la atención. Por ejemplo, la ansiedad o/y estrés por algún problema familiar, relaciones interpersonales fracturadas en el trabajo, errores a corregir, las llamadas apresuradas para terminar una asignación, entre otras. ¿Cómo lo tratamos? Finalizar tareas antes del tiempo establecido para la búsqueda de solución con apoyo de las personas requeridas según los casos.

7. Herramientas de gestión empresariales. Son las técnicas administrativas que permitirá incrementar la producción, rentabilidad de las empresas, creación de nuevos productos, evaluar la competencia, innovación de nuevos diseños de trabajo y acceder a nuevos clientes potenciales segùn en lo que se requiera intervenir.

El triunfo en la organización en el trabajo se logrará con el espíritu de equipo, cumplimiento estricto de lineamientos, líderes, funciones estructuradas impidiendo la multitarea; todo esto segùn tareas asignadas en base a objetivos bien planteados y respaldados por los empleadores o gerentes mediante la implementación de políticas y procedimientos organizacionales.

La mejor organización en el trabajo no aseguran los resultados.

Pero una estructura equivocada garantizará el fracaso.